SAP ILM Archivierung

Bei der Umsetzung der EU-DSGVO in SAP endet der Datenlebenszyklus personenbezogener Daten nicht mit der Archivierung. Die Berücksichtigung des Datenlebenszyklus ist eine obligatorische Komponente bei der Umsetzung und Einhaltung der DSGVO in SAP. Neben dem sog. "End of Purpose"-Zeitpunkt, welchen die Sperre und Archivierung von Stamm- und Bewegungsdaten prüft, ist ebenso die Einhaltung des sog. "End of Retention"-Zeitpunktes unabdingbar. Der Zeitpunkt EoR ist der Trigger für die finale Vernichtung im Datenlebenszyklus. Die SAP-Standard-Archivierung kann dieses Ende des Datenlebenszyklus (End of Retention) mit Einsatz von SAP ILM abbilden.

Im Video erhalten Sie einen Einblick in das Thema "Datenarchivierung in SAP" und eine Antwort auf die Frage welchen Stellenwert die Datenarchivierung in SAP-Systemen im Kontext der EU-DSGVO hat. Außerdem gibt Ihnen unser SAP Senior Consultant Informationen zu den folgenden Themen: Datenlebenszyklus und Sperre von Stamm- und Bewegungsdaten; Vernichtung von unstrukturierten Daten bzw. Anlagen; Archivierung mit einer webDAV-Archivablage; und Zusammenspiel mit anstehenden S4-Migrationsprojekten.

Archivierung der Bewegungsdaten

Bei der Archivierung der Bewegungsdaten aus dem SAP System sind technische und fachliche Abhängigkeiten unbedingt einzuhalten. Wenn im Rahmen einer SAP ILM Implementierung ein Archivierungskonzept erstellt wird, gilt es zu beachten, dass eine Vielzahl an Bewegungsdaten untereinander eine gewisse Abhängigkeit aufweisen und somit eine entsprechende Reihenfolge der Prozessierungskette eingehalten werden muss. Andernfalls wird für betroffene Objekte die Archivierung und anschließende Löschung verhindert wird. Damit wird gewährleistet, dass keine Daten archiviert werden, die für den konsistenten Betrieb noch benötigt werden. Durch die Einhaltung der richtigen Reihenfolge bei der Datenarchivierung wird nicht nur die Anzahl der zu durchlaufenden Prüfungen reduziert, sondern auch die Performance erheblich verbessert.

Stammdaten in SAP

Stammdaten spielen in SAP eine wesentliche Rolle. Deshalb sollte ihr Lebenszyklus die nötige Aufmerksamkeit bekommen. Um die SAP-Stammdaten (Debitoren, Kreditoren, Geschäftspartner, etc.) nach DSGVO ordnungsgemäß zu speichern und zu verarbeiten, müssen diese regelmäßigen Prüfungen unterzogen werden. In diesen Prüfungen wird u. a. ermittelt, ob die Stammdaten offene Geschäftsaktivitäten aufweisen, wann der Prozessabschluss ggf. erfolgt ist, und ob die jeweilige Verweilzeit abgelaufen ist. Im Falle einer Sperrung wird das Stammdatum mit seinen personenbezogenen Daten sowie die zugehörigen Bewegungsdaten vor dem Zugriff durch „Unberechtigte“ geschützt.